¿Cómo controlar documentos externos según ISO 9001?

La norma ISO 9001: 2015 establece que los documentos externos deben ser determinados, identificados y controlados.

Se entiende por documentos externos toda información relevante para el sistema de gestión de la calidad (SGC) emitida por un ente externo como clientes, proveedores, legisladores, reguladores, organismos de normalización o socios comerciales.

Según la ISO 9001 la información documentada se divide en dos, la primera es la información documentada que debe conservarse y la segunda es la información documentada que debe mantenerse.

La primera hace referencia a aquellos que son emitidos por un tercero como un pedido de un cliente, un certificado o un informe; mientras que el segundo pueden ser las especificaciones de un producto, especificaciones de logística, hojas de datos de seguridad de materiales, Legislación, Permisos, Normas, Reglas de plataforma o Instrucciones de trabajo.

Los documentos de origen externos relevantes deben ser determinados por un Sistema de Gestión de Calidad y la organización deberá hacer un registro por cada documento con la siguiente información:

Al controlar de manera adecuada la documentación de origen externo se evitan quejas, retiros, inventarios muertos, reprocesos, entre otras consecuencias negativas para la organización.

Un Sistema de Gestión de Calidad deberá conocer:

• ¿Cuáles son los documentos relevantes de origen externo?
• Quién es responsable de verificar, con qué frecuencia, si los documentos externos se cambiaron o se publicaron recientemente.
• Quién se encargará de:
• Obtener nuevas versiones o nuevo documento.
• Actualizar registro.
• Distribuir nueva versión o nuevo documento.
• Verificar si es aplicable.
• Cambios de plan.
• Implementar cambios.
• Confirmar que se implementaron cambios.

El control de documentos externos se incrementa y cada día se hace más visible producto del trabajo compartido entre diferentes empresas por lo que es de vital importancia mantener estos registros actualizados.